El expediente jurídico ya no debería ser una carpeta: debería ser una fuente de inteligencia
Santiago Calderón Chávez
CEO & Co-Founder de ELÍAS
Durante décadas, el expediente jurídico ha cumplido una función bastante clara:
guardar lo que ocurrió.
Ahí están la demanda, la contestación, los acuerdos, las promociones, las pruebas, las notificaciones, las sentencias, los recursos y todos los documentos que permiten reconstruir la historia de un asunto.
Primero fue una carpeta física.
Después llegaron los archivos digitales.
Luego los gestores documentales, las carpetas compartidas y los expedientes electrónicos.
Pero, en muchos casos, seguimos haciendo esencialmente lo mismo.
Antes acumulábamos hojas.
Ahora acumulamos PDFs.
El soporte cambió.
La lógica no tanto.
Y ése puede ser uno de los grandes desperdicios de la digitalización jurídica.
Porque un expediente contiene muchísimo más que documentos.
Contiene una historia.
Contiene relaciones entre hechos.
Contiene decisiones.
Contiene consecuencias.
Contiene riesgos.
Contiene términos.
Contiene preguntas todavía abiertas.
Y, sobre todo, contiene información suficiente para ayudar al abogado a decidir qué debería hacer después.
Por eso creo que tenemos que dejar de imaginar el expediente como una carpeta.
El expediente debería convertirse en una fuente permanente de inteligencia jurídica.
El expediente tradicional mira hacia atrás
Abrimos un expediente principalmente para averiguar qué pasó.
¿Cuál fue la última actuación?
¿Qué dijo la contraparte?
¿Qué resolvió el juez?
¿Cuándo se notificó?
¿Qué prueba ofrecimos?
¿En qué momento procesal estamos?
Es una función indispensable.
Pero profundamente retrospectiva.
El expediente tradicional es un registro del pasado.
Nos permite reconstruir la historia para que una persona pueda entender el presente.
El problema es que esa reconstrucción ocurre una y otra vez.
Un abogado abre el asunto después de varias semanas.
Tiene que volver a leer.
Otro integrante del equipo entra al expediente.
Tiene que entenderlo desde cero.
El cliente hace una pregunta.
Alguien revisa varios documentos para contestarla.
El socio recibe una actualización.
El asociado vuelve a resumir lo que ya estaba escrito en otro lugar.
La organización conoce la información.
Pero no siempre conserva el conocimiento.
Tener documentos no significa conocer un asunto
Ésta es una diferencia fundamental.
Podemos tener absolutamente todos los documentos de un litigio y aun así tardar horas en responder preguntas muy sencillas.
¿Qué estamos intentando conseguir?
¿Cuáles son los hechos realmente controvertidos?
¿Qué actuación cambió nuestra estrategia?
¿Qué argumentos ya utilizamos?
¿Qué falta acreditar?
¿Qué término está abierto?
¿Qué riesgo identificamos hace tres meses?
¿Por qué decidimos no presentar determinado medio de defensa?
Toda esa información puede existir.
Pero estar distribuida entre:
documentos,
correos,
mensajes,
notas,
calendarios,
memoria de los abogados,
y conversaciones que nunca quedaron registradas.
El problema de los despachos no siempre es falta de información.
Muchas veces es fragmentación del conocimiento.
El expediente debería entender su propia historia
Imaginemos algo diferente.
Cada vez que entra una actuación, el expediente se actualiza.
No solamente agrega un nuevo PDF.
Comprende que ocurrió algo.
Por ejemplo:
Se admitió la demanda.
Se emplazó a una parte.
Se contestó.
Se ofreció una prueba.
Se desechó un argumento.
Se concedió una suspensión.
Se notificó una resolución.
Se abrió un término.
Se presentó un recurso.
Eso empieza a transformar el expediente.
Porque ya no estamos almacenando solamente documentos.
Estamos reconstruyendo acontecimientos jurídicos.
Y los acontecimientos tienen relaciones entre sí.
Una notificación provoca un término.
Una resolución modifica una estrategia.
Una prueba puede acreditar un hecho.
Un recurso existe porque previamente hubo una decisión.
Una promoción responde a una carga procesal anterior.
El expediente deja entonces de parecerse a una carpeta.
Empieza a parecerse mucho más a un mapa del asunto.
Una cronología no debería ser un resumen que hacemos una sola vez
Los abogados elaboramos cronologías constantemente.
Son extremadamente útiles.
Fecha.
Actuación.
Consecuencia.
Pero normalmente existe un problema.
La cronología se hace para una reunión.
Para preparar una audiencia.
Para redactar una demanda.
Para explicar el expediente a alguien.
Después ocurre una nueva actuación.
Y la cronología queda desactualizada.
Meses después alguien tiene que hacer otra.
Estamos reconstruyendo repetidamente información que el sistema podría mantener permanentemente viva.
Un expediente inteligente debería actualizar su historia con cada nueva actuación.
Y no sólo registrar:
“15 de agosto — acuerdo.”
Debería poder entender:
qué resolvió ese acuerdo,
a qué actuación responde,
qué consecuencia produce,
si modifica alguna tarea,
si inicia algún término,
y si cambia algo que anteriormente dábamos por cierto.
Entonces la cronología deja de ser un entregable.
Se convierte en una función permanente del expediente.
También debería saber a quién estamos defendiendo
Esto parece evidente.
Pero tiene consecuencias enormes.
Un mismo documento significa cosas diferentes dependiendo de a quién representamos.
Una sentencia puede ser favorable para una parte y perjudicial para otra.
Una prueba puede fortalecer nuestra posición o destruirla.
Una promoción de la contraparte puede generar una oportunidad o un riesgo.
Por eso un expediente verdaderamente inteligente necesita algo más que conocer las partes.
Necesita entender cuál es nuestro interés rector dentro del asunto.
¿Representamos al actor?
¿Al demandado?
¿Al quejoso?
¿A una autoridad?
¿A un tercero?
¿Qué está intentando conseguir nuestro cliente?
Esto modifica completamente cómo debe interpretarse la información.
La inteligencia jurídica no puede ser neutral en el sentido operativo.
El sistema puede analizar objetivamente el expediente.
Pero para ayudarnos a trabajar necesita saber desde qué posición estamos actuando.
Los hechos deberían dejar de estar enterrados dentro de documentos
En muchos litigios ocurre algo curioso.
Los hechos fundamentales aparecen repetidos una y otra vez.
En la demanda.
En la contestación.
En testimonios.
En documentos.
En promociones posteriores.
Pero cada parte los cuenta de manera distinta.
El expediente contiene entonces varias versiones de una misma realidad.
Un sistema inteligente debería poder distinguir entre:
un hecho alegado,
un hecho aceptado,
un hecho controvertido,
un hecho probado,
y un hecho cuya acreditación sigue pendiente.
Esa distinción cambia muchísimo la forma en que analizamos un asunto.
No es lo mismo:
“el contrato fue firmado el 4 de marzo”
que:
“la parte actora afirma que el contrato fue firmado el 4 de marzo y la demandada desconoce la firma.”
En el segundo caso existe un problema jurídico completamente distinto.
El expediente no debería almacenar únicamente afirmaciones.
Debería conservar su estatus dentro de la controversia.
Las pruebas deberían conectarse con aquello que intentan demostrar
Hoy muchas veces tenemos una lista de pruebas.
Documental 1.
Documental 2.
Testimonial.
Pericial.
Confesional.
Pero una prueba aislada dice poco.
Lo verdaderamente importante es:
¿qué hecho pretende acreditar?
¿Fue admitida?
¿Ya fue desahogada?
¿Existe alguna objeción?
¿El tribunal le atribuyó determinado valor?
¿Hay un hecho crítico que todavía no tiene soporte?
Cuando conectamos hechos con pruebas, el expediente empieza a poder contestar preguntas mucho más útiles.
Por ejemplo:
“¿Qué hechos relevantes de nuestra teoría del caso siguen sin estar suficientemente acreditados?”
Eso ya no es almacenamiento documental.
Es inteligencia.
Los términos no deberían existir separados del expediente
Éste es uno de los problemas que más claramente demuestra la fragmentación actual.
El documento llega por un sistema.
La notificación se consulta en otro.
El abogado determina el término.
Después alguien lo captura manualmente en un calendario.
A veces agrega una nota.
A veces no.
El calendario termina mostrando:
“Vence apelación — 23 de octubre.”
Pero la fecha está separada de la razón que la produjo.
Un expediente inteligente debería conservar toda la cadena:
qué actuación originó el término,
cuándo fue notificada,
cuándo surtió efectos,
qué legislación aplica,
qué duración tiene,
qué días deben descontarse,
qué alternativas de cómputo existen,
y qué consecuencia produce no actuar.
Entonces el término ya no es una fecha flotando en un calendario.
Es una consecuencia jurídica explicable.
Una nueva actuación debería provocar preguntas automáticamente
Aquí empieza una transformación todavía más interesante.
Imaginemos que llega una nueva resolución.
Un sistema tradicional la almacena.
Un sistema inteligente debería preguntarse:
¿modifica el estado procesal?
¿crea una nueva obligación?
¿abre un medio de defensa?
¿actualiza algún término?
¿contradice una decisión anterior?
¿requiere informar al cliente?
¿afecta una tarea pendiente?
¿cambia la estrategia?
La llegada de un documento podría convertirse automáticamente en una serie de hipótesis que el abogado debe revisar.
Esto modifica por completo el flujo de trabajo.
Hoy normalmente depende de una persona darse cuenta de que algo importa.
Mañana el sistema puede ayudar a garantizar que nada importante pase silenciosamente por el expediente.
El expediente también debería recordar nuestras decisiones
Ésta es una dimensión que considero especialmente importante.
Supongamos que hace seis meses analizamos tres posibles estrategias.
Escogimos una.
Descartamos dos.
¿Por qué?
Quizá una era improcedente.
Otra era demasiado costosa.
Otra implicaba un riesgo comercial que el cliente no quería asumir.
Pasan seis meses.
Cambia el equipo.
Aparece una nueva actuación.
Alguien vuelve a considerar exactamente la misma alternativa que ya habíamos descartado.
¿Dónde está registrada la razón?
Muchas veces en ningún lugar.
O está en un correo.
O en la memoria de alguien.
O en las notas personales del abogado que ya no trabaja en el asunto.
Eso significa que la organización puede repetir razonamientos y errores simplemente porque olvidó por qué había decidido algo.
Un expediente inteligente debería poder conservar no sólo:
qué decidimos,
sino también:
por qué lo decidimos.
La memoria del razonamiento puede ser más valiosa que la respuesta
Esto conecta con una idea que hemos venido desarrollando a lo largo de esta serie.
La inteligencia artificial jurídica no debería aspirar únicamente a producir buenas respuestas.
También debería ayudar a preservar el proceso mediante el cual llegamos a ellas.
Qué hipótesis consideramos.
Qué objeciones encontramos.
Qué argumentos contradijeron nuestra primera posición.
Qué información faltaba.
Qué riesgo aceptamos.
Qué cambió nuestra conclusión.
Porque una conclusión aislada envejece muy mal.
Podemos leer dentro de dos años:
“No conviene interponer recurso.”
Pero sin contexto esa frase vale muy poco.
¿Por qué no convenía?
¿Era improcedente?
¿No había suficiente beneficio económico?
¿El cliente prefería negociar?
¿Existía otro medio de defensa?
¿Cambió posteriormente la legislación?
La razón permite evaluar si la conclusión sigue siendo válida.
Por eso una organización verdaderamente inteligente no debería recordar únicamente decisiones.
Debería preservar las razones que las sostuvieron.
El expediente debería identificar contradicciones
Los asuntos jurídicos están llenos de información incompatible.
Una parte afirma algo en la demanda.
Después afirma algo ligeramente distinto en otra promoción.
Un contrato establece una fecha.
Una factura parece indicar otra.
Un testigo describe un acontecimiento de una manera.
Otro documento lo contradice.
Una autoridad fundamenta una resolución en un criterio que no parece consistente con otro utilizado anteriormente.
Detectar estas contradicciones consume muchísimo tiempo humano.
Y son precisamente uno de los lugares donde la tecnología puede aportar muchísimo valor.
Un sistema que conoce el expediente completo puede preguntarse permanentemente:
“¿Existe algo nuevo que contradiga algo que ya sabíamos?”
Eso puede ser mucho más útil que simplemente resumir el documento recién recibido.
También debería distinguir entre conocimiento e incertidumbre
Una de las peores características que podría tener un expediente inteligente sería pretender que sabe más de lo que realmente sabe.
En Derecho existe muchísima incertidumbre.
Un documento no está disponible.
Una notificación puede ser dudosa.
Los hechos son controvertidos.
Existen criterios contradictorios.
No conocemos todavía la posición del cliente sobre cierto riesgo.
Un buen sistema debería hacer visible esa incertidumbre.
Por ejemplo:
Hecho confirmado.
Hecho alegado por una parte.
Información pendiente.
Conclusión preliminar.
Existe contradicción.
Requiere decisión del abogado.
Esto vuelve al expediente muchísimo más útil.
Porque distingue entre aquello que sabemos y aquello que simplemente estamos suponiendo.
Un expediente inteligente no debería intentar predecir todo
Cuando hablamos de inteligencia artificial existe una obsesión natural con la predicción.
¿Quién va a ganar?
¿Qué hará el juez?
¿Cuánto durará?
¿Qué probabilidad tenemos?
En algunos contextos esas preguntas pueden ser útiles.
Pero creo que existe un valor mucho más inmediato y menos espectacular.
Antes de intentar predecir el futuro, deberíamos conseguir algo aparentemente más sencillo:
comprender perfectamente el presente.
¿Qué ha ocurrido?
¿Qué sabemos?
¿Qué no sabemos?
¿Qué falta?
¿Qué riesgos existen?
¿Qué términos están abiertos?
¿Qué decisión necesita tomarse?
Una organización jurídica que pueda responder permanentemente esas preguntas ya tendría una ventaja enorme.
No necesitamos una bola de cristal.
Necesitamos primero dejar de perder contexto.
El expediente debería producir trabajo
Ésta puede ser una de las consecuencias más prácticas.
Hoy el expediente es principalmente un lugar al que acudimos.
Mañana podría convertirse también en un sistema que genera tareas.
Si llega una prevención:
crear tarea para contestarla.
Si se abre un término:
crear alerta.
Si falta una prueba:
identificar pendiente.
Si una nueva resolución cambia la estrategia:
escalar al abogado responsable.
Si el cliente debe tomar una decisión:
generar solicitud de instrucción.
Entonces las tareas ya no existirían completamente separadas del conocimiento jurídico que las originó.
La tarea:
“Preparar recurso”
estaría vinculada con:
la resolución,
la fecha,
el término,
la estrategia,
los argumentos posibles,
y el responsable.
El trabajo deja de ser una lista administrativa.
Empieza a emerger del propio expediente.
El cliente también debería beneficiarse de esa inteligencia
Esta transformación no debería existir únicamente para el abogado.
Pensemos en la experiencia tradicional del cliente.
Pregunta:
“¿Cómo va mi asunto?”
El abogado revisa.
Pregunta al asociado.
Busca el último acuerdo.
Prepara una explicación.
Contesta.
¿Por qué tiene que suceder así?
Si el expediente conoce su propio estado, el cliente podría tener acceso —con los permisos adecuados— a información mucho más clara.
Último acontecimiento.
Estado actual.
Próximo paso.
Documentos pendientes.
Decisiones que requieren su intervención.
Riesgos relevantes.
No necesariamente todo el razonamiento interno del abogado.
Pero sí la información necesaria para entender qué está ocurriendo.
Esto puede transformar la relación con el cliente.
Menos incertidumbre.
Menos solicitudes de actualización.
Mayor transparencia.
Y quizá algo aún más importante:
más confianza.
El expediente puede convertirse en el núcleo operativo del despacho
Actualmente muchos despachos trabajan alrededor de herramientas separadas.
Un gestor documental.
Un calendario.
Correo.
WhatsApp.
Tareas.
Facturación.
Notas.
Bases de datos.
Sistemas judiciales.
El expediente está distribuido entre todas ellas.
Una visión distinta sería colocar el asunto jurídico en el centro.
Y conectar alrededor de él:
documentos,
comunicaciones,
términos,
tareas,
personas,
decisiones,
investigaciones,
honorarios,
y actuaciones.
Entonces la unidad básica del software jurídico deja de ser el documento.
Es el asunto.
Y la inteligencia artificial comienza a tener sentido precisamente porque puede mantener relaciones entre todas esas dimensiones.
La información jurídica puede convertirse en conocimiento institucional
Existe además una oportunidad que rebasa cada expediente individual.
Imaginemos cientos de asuntos estructurados de esta manera.
La organización podría empezar a aprender.
No de información confidencial entre clientes cuando ello no corresponda, sino de sus propios procesos, metodologías y resultados de manera gobernada.
¿Qué problemas aparecen repetidamente?
¿Qué tareas generan más errores?
¿Qué tipos de asuntos suelen requerir determinadas actuaciones?
¿Qué argumentos internos utilizamos en problemas semejantes?
¿Qué procesos tardan demasiado?
¿Qué conocimiento sólo existe en una persona?
La firma puede empezar a detectar patrones sobre su propia operación.
Eso convierte al expediente en algo todavía mayor.
No sólo una fuente de inteligencia sobre un asunto.
Una pieza dentro de la inteligencia institucional del despacho.
Esto cambia también qué significa tener experiencia
Tradicionalmente decimos que un abogado tiene experiencia porque ha llevado muchos asuntos.
Es una forma extraordinaria de conocimiento.
Con el tiempo, el abogado acumula patrones.
Recuerda problemas.
Reconoce situaciones.
Anticipa riesgos.
Pero existe una limitación.
Gran parte de esa experiencia muere profesionalmente con la persona que la acumuló.
Cuando se retira.
Cuando cambia de firma.
Cuando simplemente olvida.
Una organización capaz de conservar metodologías, decisiones, razones y aprendizajes puede transformar una parte de esa experiencia individual en conocimiento persistente.
No sustituye al abogado experimentado.
Pero permite que su conocimiento tenga mucha más palanca.
Y aquí aparece uno de los desafíos más difíciles: qué debe recordar el sistema
No todo debe conservarse indefinidamente.
No todo debe ser accesible para todos.
No toda información interna debería reutilizarse.
Un expediente inteligente exige una arquitectura seria de permisos, confidencialidad, seguridad y gobierno de datos.
Quién puede consultar qué.
Qué información pertenece a cada cliente.
Qué puede utilizarse para procesos internos.
Qué debe eliminarse.
Qué debe quedar registrado.
Qué acciones necesitan trazabilidad.
Cuanto más inteligente sea el sistema, más importante se vuelve definir sus límites.
No existe inteligencia jurídica responsable sin gobierno de información.
ELÍAS nace alrededor de esta idea
Esta visión del expediente es central para lo que estamos intentando construir en ELÍAS.
No queremos que el usuario tenga simplemente una carpeta y, al lado, un chatbot.
Porque entonces seguimos pensando con la lógica anterior:
primero almaceno documentos.
Después, cuando necesito algo, le hago una pregunta a la inteligencia artificial.
Nos interesa invertir esa relación.
Que la inteligencia esté incorporada permanentemente alrededor del expediente.
Que cada nueva actuación pueda modificar su comprensión.
Que la historia se mantenga actualizada.
Que el sistema sepa qué parte representamos y cuál es nuestro objetivo.
Que pueda identificar términos.
Que genere tareas.
Que busque contradicciones.
Que recuerde estrategias consideradas.
Que señale qué información falta.
Que investigue cuando una cuestión jurídica lo requiere.
Y que, cuando llegue a una decisión verdaderamente relevante, sepa devolverla al abogado.
El expediente debería ser el cerebro operativo del asunto.
De archivo pasivo a sistema vivo
Quizá ésta sea la mejor manera de describir el cambio.
El expediente tradicional es pasivo.
Espera.
Alguien tiene que abrirlo.
Buscar.
Leer.
Interpretar.
El expediente inteligente sería activo.
Una nueva actuación llega y algo ocurre.
Se actualiza la historia.
Se modifica el estado.
Se recalcula un término.
Se genera una tarea.
Se detecta una contradicción.
Se identifica una decisión.
Se informa al responsable.
El expediente ya no espera simplemente a que el abogado lo consulte.
Participa en la organización del trabajo.
Pero el expediente no debería convertirse en el abogado
Éste es un límite importante.
Que el sistema conozca muchísimo sobre el asunto no significa que deba decidirlo todo.
Puede decir:
“Existe esta posible contradicción.”
“Este término podría vencer en esta fecha.”
“Estas tres estrategias parecen disponibles.”
“Esta prueba podría ser insuficiente para acreditar este hecho.”
“Esta actuación parece modificar nuestra posición.”
Pero hay decisiones donde el contexto humano importa demasiado.
Los objetivos del cliente.
Su tolerancia al riesgo.
Las relaciones comerciales.
El costo.
La reputación.
La oportunidad.
El criterio profesional.
Por eso la inteligencia del expediente debería culminar muchas veces no en una respuesta automática, sino en una pregunta bien construida para el abogado.
La mejor tecnología jurídica quizá sea la que permite abrir un expediente y entenderlo en cinco minutos
Pensemos en lo que significaría.
Un abogado entra por primera vez a un asunto.
Puede ver inmediatamente:
qué ocurrió,
qué estamos intentando conseguir,
qué hechos están acreditados,
qué está controvertido,
qué términos existen,
qué decisiones se tomaron,
qué riesgos están abiertos,
qué falta hacer,
y qué cambió recientemente.
Después puede profundizar en cada punto y llegar al documento original.
No reemplaza la lectura cuando la lectura es necesaria.
Pero elimina una cantidad enorme de trabajo utilizado únicamente para reconstruir contexto.
Eso podría aumentar radicalmente la capacidad de los equipos.
Y, quizá todavía más importante, reducir el número de errores que ocurren simplemente porque alguien no conocía una pieza relevante de la historia.
El expediente del futuro no guardará únicamente el pasado
Ésa es la transformación central.
Hasta ahora utilizamos expedientes principalmente para conservar evidencia de lo que ya ocurrió.
El expediente inteligente seguirá haciendo eso.
Pero también podrá ayudarnos a comprender:
qué significa lo que ocurrió,
qué está ocurriendo ahora,
qué falta,
y qué decisiones debemos considerar después.
Pasamos de una lógica documental a una lógica de conocimiento.
De PDFs a hechos.
De hechos a relaciones.
De relaciones a consecuencias.
De consecuencias a decisiones.
Y quizá ahí está uno de los cambios más importantes que la inteligencia artificial puede traer al ejercicio jurídico.
No generar más documentos.
Hacer que finalmente podamos entender todos los documentos que ya tenemos.
Porque el valor de un expediente nunca estuvo en la cantidad de hojas que contiene.
Está en aquello que podemos aprender de ellas.
Y el expediente jurídico del futuro no debería ser solamente el lugar donde una organización guarda su información.
Debería convertirse en el lugar desde donde piensa sus asuntos.
Sobre el autor
Santiago Calderón Chávez es CEO & Co-Founder de ELÍAS, una plataforma de inteligencia artificial jurídica enfocada en transformar la manera en que los abogados trabajan con información, expedientes y procesos jurídicos.